e-Defter Nedir?
e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır. Bu uygulamayla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmıştır. e-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutamazlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır.
e-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?
- Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır,
- Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır,
- Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
- Defterin beratı şema ve şematron kontrolü yapılır,
- Berat sıkıştırılır.
- Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in web sitesine yüklenir.
e-Defter ibrazı ayda bir mali müşavir, muhasebeci ya da firma sahibi tarafından yapılır. O aya ilişkin berat verilinceye kadar (3 ay içinde) düzeltme yapılabilir, sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabilir. Zaman damgası kullanılarak özel bir kodla defter beratı oluşturulur ve oluşturulan bu berat devlete iletilir. Maliye denetime geldiğinde daha önceden verilen berat ile muhasebeden o an alacakları beratları karşılaştırırlar, eğer beratlar aynı ise geçmişe herhangi bir kayıt ya da düzeltme atılmamış anlamına gelir.
e-Defter Geçiş Zorunluluğu
Vergi usül kanununa göre 10 milyon üzeri cirosu olan firmaların zorunlu olarak e-defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir. Bununla birlikte e-defter sistemine gönüllü geçiş de mümkündür. e-Deftere gönüllü geçiş yapmak isteyen bir firmanın elektronik fatura kullanıcısı olmasına gerek yoktur. Zorunlu geçiş yapması gereken firmalar sene başında, gönüllü geçiş yapanlarsa dönem içerisinde e-defter uygulamasına geçiş yapılabilir. Şahıs firmaları ve tüzel firmalar e-defter kullanıcısı olabilirler.
e-Defterin Avantajları Nelerdir?
- e-Defter uygulamasıyla birlikte dosyalarınızı güvenli bir ortamda saklamış olursunuz.
- Sayfa adedine göre kağıt bastırmanız ve de notere onaylatmanız gerekmez.
- Mürekkep masrafınız ortadan kalkar.
- Defterler için yazıcıdan çıktı almanıza gerek kalmaz.
- Arşiv maliyeti ortadan kalkar, zaman ayırmanıza gerek kalmaz.
- Doğayı korumuş olursunuz.
Özet olarak e-defter gibi hızlı ve düzenli bir sisteme geçiş yaparak baskı, arşivleme ve kağıtla ilgili operasyonel süreçlerden kurtulur, para ve zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
e-Deftere başvurusu nasıl yapılır?
e-Defter uygulamasına geçmek için ilgili entegratör listesini inceleyebilir ve
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mevzuatlarına göz atabilirsiniz. Buradaki formu doldurarak aşağıdaki belge ve adımlar ile birlikte başvurunuzu tamamlayabilirsiniz:
- Mali Mühür ya da Zaman Damgası
- Uyumluluk onayı bir almış yazılımın alınması
- Mevcut programınızın e-Defter formatına göre güncellenmesi
- e-Defteri mükellef saklayacaksa, Türkiye’de uygun arşivleme opsiyonunun seçilmesi.